Me deram um protocolo e depois negaram: como provo que existiu?

O protocolo que sumiu do sistema

Você fez o contato, expôs o problema e recebeu aquele número de protocolo que deveria ser a sua garantia. Anotou no papel, guardou no celular e ficou tranquilo, afinal, agora havia um registro. Mas quando você volta a ligar, o atendente digita o número e diz: "não consta nada aqui com esse protocolo". De repente, a prova que era pra te proteger virou um número sem dono.

É uma sensação de impotência. Você fez tudo certo, anotou exatamente como pediram, e mesmo assim está de mãos vazias. O protocolo, que parecia ser a sua segurança, não vale nada se a empresa simplesmente disser que ele não existe.

Por que isso vira um problema de prova

Um número de protocolo anotado por você é só um número. Ele não prova que foi a empresa quem o forneceu, nem quando, nem em qual contexto. Se a empresa nega que aquele atendimento existiu, o protocolo solto não tem como derrubar essa negativa.

O registro daquele atendimento fica no sistema interno da empresa, fora do seu alcance. E quando o interesse dela é não reconhecer o ocorrido, o "não consta" vira a resposta padrão. Você precisa de algo que prove, do seu lado, que recebeu aquele número numa data específica.

O que de fato vale como prova

Um número anotado num bloco de notas pode ser escrito a qualquer momento, inclusive depois. Por isso ele não convence: falta data certa. Falta também a ligação clara entre o número e o atendimento, ou seja, a autoria do registro e o contexto.

Para ter valor, o registro do protocolo precisa estar amarrado a um momento que não possa ser alterado depois e precisa ter sua integridade garantida. Só assim ele sai do campo do "você diz que anotou" e entra no campo da prova confiável.

A solução: registrar o protocolo como prova digital

No momento em que você recebe o protocolo, registre tudo: o número, a data, o horário, o nome do atendente e o assunto tratado. Se houver e-mail ou chat, salve a confirmação. O segredo é dar a esse registro uma data certa e uma garantia de que ele não foi mexido depois.

Quando o protocolo está selado com data certa, a empresa não consegue mais simplesmente dizer que ele não existe. Você tem a prova de que, naquele dia e hora, aquele número foi gerado e informado a você.

Como a DNAsign resolve isso para você

Com a DNAsign, você registra o protocolo e todos os detalhes do atendimento, e a plataforma aplica data certa ao documento, fixando o exato momento em que aquilo foi registrado. Esse carimbo de tempo é confiável e não pode ser ajustado depois.

Cada registro ganha um hash SHA-256, a impressão digital do documento. Se algo for alterado, o hash denuncia. E o selo de autenticidade confirma que o conteúdo está íntegro, dando ao seu protocolo a força de uma prova de verdade.

Assim, quando ouvir "esse protocolo não consta", você terá em mãos um documento datado e íntegro mostrando o contrário.

Não deixe o protocolo virar fumaça

Protocolo anotado no papel some quando a empresa quer. Protocolo registrado com data certa, hash e selo fica. Conheça a DNAsign e garanta que o seu número de atendimento tenha valor de prova quando você mais precisar.

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