Como provar a data exata em que um e-mail foi enviado?

Quando o dia muda tudo

Às vezes não importa só o que foi dito no e-mail. Importa quando foi dito. Você enviou dentro do prazo? Avisou antes da data limite? Cumpriu o aviso prévio no dia certo? Notificou em tempo? Nesses casos, um dia de diferença pode mudar completamente a sua situação.

E é justamente aí que surge o conflito. A outra parte alega que você enviou depois do prazo. Ou que a data que aparece no seu e-mail não é a verdadeira. De repente, a data, que parecia um detalhe óbvio, vira o centro da disputa. E você precisa provar, com segurança, o dia e a hora exatos do envio.

Por que a data do e-mail pode ser contestada

Parece estranho que a data de um e-mail seja questionável, afinal está lá, escrita na mensagem. Mas a data que aparece na sua tela vem do seu provedor e do seu sistema, e pode ser colocada em dúvida.

Um print mostrando a data pode ser alegado como montado. A data exibida no cliente de e-mail pode ser dita como manipulada. E se houver fuso horário envolvido, a confusão aumenta. Sem uma comprovação externa e confiável, a data do e-mail é só mais uma informação que você afirma, e que a outra parte pode negar.

O que pode indicar a data (e por que não basta)

Alguns elementos apontam a data:

• A data exibida na mensagem, na caixa de enviados.
• Os cabeçalhos técnicos do e-mail, que registram carimbos de data e hora ao longo do trajeto da mensagem.
• Respostas do destinatário posteriores, que ajudam a situar a mensagem no tempo.

A solução: data certa por prova digital

A forma mais sólida de fixar o momento do envio é registrar o e-mail como prova digital. O registro atribui uma data certa ao conteúdo: uma marca temporal externa e confiável, que não depende da sua palavra nem do seu sistema. Junto com isso, vem a garantia de que o conteúdo não foi alterado depois.

É a diferença entre dizer "o e-mail mostra que enviei nesse dia" e "existe um registro independente comprovando que esse e-mail, com esse conteúdo, existia nesta data e hora". O segundo é muito mais difícil de contestar. E, melhor ainda, mesmo que o e-mail original se perca, o registro com a data permanece.

Como a DNAsign resolve isso

Com a DNAsign, você registra o e-mail como prova digital e o sistema aplica uma data certa ao registro, marcando com precisão o momento em que aquele conteúdo foi protegido. Ao mesmo tempo, gera o hash SHA-256 do arquivo (a impressão digital única que garante a integridade) e emite um selo de verificação.

Se alguém contestar a data, você apresenta o registro. A data certa comprova quando o conteúdo foi registrado, e o hash comprova que ele não foi tocado. A discussão sobre "você enviou antes ou depois do prazo" deixa de ser uma queda de braço de palavras e passa a ter uma resposta verificável.

Fixe a data antes que ela seja questionada

Quando o prazo importa, não dá para deixar a data por conta do acaso. Registre o e-mail no momento do envio e garanta uma data certa que ninguém possa contestar depois.

Registre seu e-mail como prova digital com a DNAsign e tenha data certa, hash SHA-256 e selo de verificação. Assim, o dia e a hora do seu envio ficam comprovados de forma sólida, prontos para qualquer questionamento.

Conceitos mencionados

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